Процессы: как автоматизировать работу в аккаунте

Чтобы автоматизировать работу в аккаунте мы рекомендуем использовать процессы.

Процессы — инструмент визуального программирования на платформе GetCourse. Задайте сценарий взаимодействия с объектом (пользователем, заказом или покупкой) и настройте действия, которые хотите выполнить над ними в процессе. После этого запустите процесс, и он будет работать и выполнять поставленные задачи автоматически без вашего участия.

Используйте процессы, чтобы организовать схему обработки заказов менеджерами, ставить задачи сотрудникам, строить воронки продаж, чат-боты, делать авто-списания по подписке, выдавать скидку ученикам на день рождение и многое другое.

В статье вы узнаете вводную информацию, необходимую для начала работы с процессами, со ссылками на подробные источники. А в конце статьи найдете готовые примеры использования процессов с инструкциями по настройке.

Содержание:

1. Общая информация
2. Как создать процесс
3. Как настроить логику работы и протестировать процесс
4. Как запустить процесс
5. Как создаются задачи в процессе
6. Как посмотреть статистику работы менеджеров с задачами
7. Как передать задачи от одного менеджера к другому
8. Готовые примеры процессов и помощь

Процесс всегда создается для объекта. Объектом может быть пользователь, заказ, покупка или звонок. Объект выбирается один раз в момент создания процесса и больше не изменяется.

Создавать и настраивать процессы может владелец аккаунта или администратор.

По каждому объекту, который попадает в процесс, формируется задача. Задача — это цепочка действий, которые должны быть выполнены по процессу.

Работать с задачами могут: владелец аккаунта, администратор, сотрудник-менеджер или обычный сотрудник с правом «Может работать с задачами»

Задача может выполняться автоматически либо требовать действий со стороны сотрудников-менеджеров. Например, менеджер должен взять задачу себе в работу и позвонить клиенту. 

Подробнее о том, как менеджеру работать с задачами, вы можете узнать в отдельной статье.

В истории выполнения задачи вы сможете отследить, какие действия и с каким результатом были выполнены над объектом.

Процессы находятся в разделе «Задачи — Процессы»:

В этом разделе вы увидите полный список созданных процессов или только активные и незапущенные.

Чтобы быстро находить нужные процессы из длинного списка, используйте теги. Также доступна прямая и обратная сортировка по ID и названию процесса.

Для создания процесса перейдите в разделе «Задачи — Процессы» и нажмите кнопку «Создать процесс». 

При создании процесса можно задать:

1. Название.
2. Описание (необязательно).
3. Тип объекта, по которому будут создаваться задачи.
4. Шаблон процесса (необязательно).

Обратите внимание: после создания процесса «тип объекта» изменить не получится.

После создания процесса вы попадете на страницу редактирования, где предусмотрены следующие вкладки:

• Общее — для изменения основных настроек процесса.
• Процесс — страница-конструктор, где формируется логика работы процесса.
• Переменные — для создания дополнительных полей в задаче.
• Задачи — сводная таблица со всеми задачами по данному процессу.
• Статистика — информация по задачам процесса в разрезе по менеджеру, дате создания и текущему статусу.

Рассмотрим подробнее каждую вкладку.

Сразу после создания процесса вы попадаете на вкладку «Общее», где можно задать основные настройки для процесса:

1. Название.
2. Описание.
3. Тип объекта, по которому будут создаваться задачи (не меняется после создания процесса).
4. Суть задачи.
5. Автоматическое назначение задач на персонального менеджера пользователя.
6. Приоритет и нормальное время реакции для сортировки задач в общем списке у менеджера.
7. Отображение задач в разделе «Входящие».
8. Исполнителей и супервайзеров для работы с задачами.
9. Одобрить процесс.
10. Тип запуска процесса.
11. Входное условие — по нему будут автоматически создаваться задачи после запуска процесса.
12. Запустить процесс или перезапустить (т.е. отключить создание новых задач в процессе).
13. Выполнить действие над процессом (сохранить, скопировать, удалить).

После указания общих настроек для процесса необходимо сформировать логику его работы на вкладке «Процесс».

На вкладке «Процесс» можно:

1. Задать логику работы процесса с помощью блоков.
2. Установить счётчики для ограничения количества выполняемых действий в процессе.
3. Протестировать работу процесса на примере тестовой задачи.
4. Задать процесс в качестве шаблона.

На вкладке «Переменные» в процессе создаются дополнительные поля для задач. Функционал аналогичен дополнительным полям по пользователям или заказам. 

Дополнительные поля могут быть использованы менеджером при обработке задач. Подробнее об этом — в отдельной статье.

На вкладке «Задачи» можно добавить новую задачу по кнопке «Поставить задачу» (3).

Здесь же в сводной таблице можно увидеть все задачи, созданные по процессу (1), и отсортировать их по различным параметрам (2).

Обратите внимание: так как процессы выполняются автоматически, то при их проектировании важно не допускать ошибок, приводящих к многочисленному выполнению одних и тех же действий — зацикленностям. 

Перед запуском процесса следует выбрать тип его запуска (1) и задать входной сегмент, по которому будут создаваться задачи (2).

После этого для начала работы процесса нужно нажать кнопку «Запустить».

Когда процесс запущен, в нем отображается предупреждение об этом на вкладке «Общее» и автоматически формируются задачи.

Обратите внимание: внесение изменений в логику работающего процесса, может повлиять на выполнение существующих задач. Поэтому следует учитывать рекомендации, описанные в данной статье.

Остановить автоматическое создание новых задач по процессу, а также удалить созданные ранее задачи можно по кнопке «Перезапустить». Подробнее об этом в отдельной статье.

Дополнительно вы можете включить опцию «Процессы должны проходить одобрение перед стартом». Опция позволяет контролировать запуск процессов с помощью ответственных администраторов, и ограничивать возможность изменять работающие процессы. Подробнее об этом, читайте в следующей статье.

Есть 3 способа создать задачи по процессу:

1. Вручную:

• По одному объекту в карточке пользователя по кнопке «Действия — Запустить процесс» или в карточке справа. А также внутри процесса на вкладке «Задачи».
• Массово по кнопке «Действия — Запустить процесс» в разделе «Пользователи».

2. Автоматически:

• Единоразово
• Периодически

3. При наступлении определенного события:

• При отправке формы.
• При переходе на страницу с блоком «Действие с пользователем».
• При подключении Telegram-бота или при получении сообщения от пользователя, содержащее ключевое слово.
• При получении определенного сообщения (команды) в сообщество Вконтакте.
• При отправке формы на ВК-странице с помощью действия «Запустить процесс».

При переходе на вкладку «Статистика» в процессе вы попадете в раздел «Задачи — Статистика» с предустановленным фильтром по данному процессу (рис.1).

В этом разделе вы можете отфильтровать задачи по определенному менеджеру или процессу (рис.2). А также посмотреть статистику задач в разрезах по дате создания, менеджеру и текущему статусу задач.

Включить дополнительные фильтры по статусу задачи можно, кликнув на нужный статус задачи под графиком (рис.3).

Передать задачи одного менеджера другому можно в разделе «Задачи — Статистика» на вкладке «Изменить ответственного».

Отфильтруйте задачи по менеджеру и статусу и нажмите кнопку «Выбрать» (1). Далее можно как сбросить менеджера выбранных задач, так и задать для них определенного менеджера из списка (2).

Для автоматизации работы в своем аккаунте вы можете воспользоваться готовыми примерами использования процессов:

• Как настроить уведомления сотрудников через процесс
• Как выдавать автоматическую скидку в день рождения
• Как автоматизировать работу с заказами
• Как напомнить пользователям, что срок действия их покупки скоро заканчивается
• Процесс для автовебинара
• Настройка процесса для рекуррентных платежей
• Как сделать подписку, в которой первая неделя стоит 1 рубль, а дальше оплачивается полная цена
• Как передать партнёру данные о его реферале?
• Беспроцентная рассрочка через GetCourse
• Как автоматически напомнить ученику о необходимости сдать задание в уроке?

Если у вас возникнут вопросы по использованию процессов, направьте нам обращение в бесплатную круглосуточную тех поддержку через форму обратной связи. В сообщении опишите свою ситуацию, приложите поясняющие скриншоты и ссылки на примеры объектов (например, на задачу или пользователя), с которыми связан вопрос. Эта информация поможет нам быстрее разобраться в вашей ситуации и дать рекомендации по решению. Если этого не сделать, то мы сами будем запрашивать необходимую информацию. Просим отнестись к этому с пониманием и проявить содействие для скорого решения вопроса. Также не рекомендуется вносить изменения в процессе или удалять блоки после обращения в поддержку. Это затрудняет анализ и может увеличить время ответа.

Если вы придумали свой процесс, но вам нужна персональная помощь технического специалиста в подборе блоков или настройке правильной логики процесса, воспользуйтесь услугой платной консультации. Настройки в аккаунте при этом будут выполняться вами самостоятельно.

Если хотите, чтобы наши специалисты настроили процесс под вашу задачу, воспользуйтесь услугой по настройке процессов.

Ознакомиться с дополнительной информацией по работе процессов можно также в бесплатном тренинге.

А если хотите пройти обучение, чтобы строить процессы любой сложности, запишитесь на наш платный курс по процессам.