Как подготовить базу к ведению email-рассылок и поддерживать её в актуальном состоянии

На эффективность email-рассылок влияют не только маркетинговые составляющие, но и качество вашей базы контактов, с которой важно правильно работать и периодически чистить от нерелевантных адресов, чтобы избежать попадания в спам или черные списки.

У каждого отправителя рассылок есть репутация, которая рассчитывается почтовыми сервисами и складывается из множества параметров: открываемость, доставляемость, жалобы, отписки и т. д. Чем ниже ваша репутация, тем больше вероятность того, что вы попадете в черные списки, о которых мы рассказывали в статье → «Блэклисты для доменов и IP-адресов».

Большинство параметров, из которых складывается репутация отправителя, напрямую зависит от того, как ваша база пользователей будет взаимодействовать с письмами.

Если аудитория остыла к продукту или он ей более не интересен, она будет игнорировать ваши рассылки, что уже нехорошо для репутации. Если продолжать слать письма таким пользователям, они скорее всего отпишутся или пожалуются на спам. На более длительной дистанции есть вероятность, что какие-то из этих адресов станут спам-ловушками, попадание в которые — прямая дорога в черный список.

Чтобы избежать таких ситуаций, важно изначально правильно подготовить базу к ведению рассылок, а затем регулярно проверять её и чистить от незаинтересованных и нерелевантных адресов.

• Получение согласия пользователей на отправку рассылок
• Получение подтверждений электронной почты (письмо DOI)
• Настройка категорий рассылок

Согласно ч. 1 ст. 18 Федерального закона № 38-ФЗ «О рекламе» для отправки рекламных рассылок нужно прямое согласие ваших подписчиков на их получение. Это поможет избежать жалоб на спам, конфликтных ситуаций, а в некоторых случаях даже штрафов, если пользователь решит пожаловаться в ФАС.

На GetCourse включить получение такого согласия можно в настройках аккаунта, тогда при регистрации пользователь сможет поставить галочку и разрешить отправку писем.

Подробнее в статье → «Как добавить чекбокс для согласия на получение рекламных рассылок».

Double-Opt-In (DOI) — технология двойного подтверждения эл.почты. Сперва пользователь заполняет форму и указывает в ней свою эл.почту для получения сообщений, а затем подтверждает её, перейдя по ссылке в письме.

Полученные подтверждения позволяют формировать базу с корректными адресами пользователей, которые, как правило, заинтересованы в получении рассылок. Значит, вероятность жалоб на спам снижается.

Также обратите внимание, что некоторые сервисы имеют строгую политику ведения массовых рассылок и разрешают отправку писем только на подтвержденные электронные адреса.

На GetCourse вы можете включить отправку системного письма DOI либо настроить собственное письмо с необходимым текстом. После чего маркетинговые рассылки можно легко отправлять только по подтвержденным адресам.

Подробнее в статьях:

• Письмо Double Opt-In
• Как настроить своё письмо для подтверждения email

Разделение рассылок на категории повысит лояльность клиентской базы, т. к. пользователи смогут подписаться на интересующие их темы или, наоборот, отписаться только от тех, письма по которым они не хотят получать.

Рекомендуем также настроить отдельные категории рассылок для писем через соцсети или мессенджеры.

В этом случае вы сможете отписать от получения email-рассылок тех пользователей, у которых, например, некорректный или технический эл.адрес, но продолжить отправлять им письма через другие каналы связи: Telegram, VK, WhatsApp и т. д.

1. Анализируйте статистику рассылки и устраняйте ошибки.

   
   

   После отправки рассылки в письме появляется статистика. Она поможет понять, какое количество сообщений успешно доставлено, а сколько вернулось с ошибками.

Полученные ошибки необходимо изучить и устранить, чтобы повысить доставляемость последующих рассылок.

Подробнее в статье → «Типичные ошибки почтовых сервисов».

2. Отслеживайте пользователей с проблемными эл.адресами и работайте с ними альтернативными способами или отписывайте их.

   
   

   К таким эл.адресам относятся:

   • некорректные и/или несуществующие почтовые ящики, например, с опечатками в адресе;
   • переполненные и/или заблокированные почтовые ящики, по которым постоянно возвращаются ошибки.

Чтобы найти таких пользователей:

• Проверьте почты в разделе «Пользователи» на распространенные ошибки и опечатки: @mail.ri, вместо @mail.ru, @gmail.ru, вместо @gmail.com и т. д. Для быстрого поиска используйте условие «Эл.адрес содержит».
• Проверьте ошибки, которые возвращаются после отправки писем, и найдите переполненные/заблокированные ящики. Виды таких ошибок можно найти в статье → «Типичные ошибки почтовых сервисов».

Далее попробуйте связаться с такими пользователями через альтернативные способы связи: SMS, мессенджеры, соцсети, телефонию. В диалоге узнайте корректные адреса эл.почт и/или попросите почистить ящики от лишних писем.

Если вам удалось узнать правильный адрес или в базе есть почты с распространенными опечатками, то исправьте email по инструкции в статье → Как поменять почту пользователю.

3. Анализируйте статистику пользователей в рассылках, чтобы понимать, насколько вашей аудитории интересна та или иная тема.

   
   

   В статистике фиксируются все необходимые данные: просмотры, переходы, ответы, отписки.

   
   

   После проведенного анализа поделите пользователей на сегменты, например, по заинтересованности, активности или другому критерию, чтобы в дальнейшем запускать отдельные рассылки по каждой категории. Такой подход позволит персонализировать предложения для разных категорий пользователей и отправлять им письма только на интересующие темы.

   
   

   Подробнее в статье → «Как использовать email-рассылки для удержания клиентов»

4. Настройте postmaster и собирайте статистику отдельно по почтовым сервисам.

   
   

   Postmaster позволит заранее отследить спад открываемости, удаления без прочтений и жалобы на спам. Анализируя полученные данные, можно выявить проблемы в рассылках и принять меры до того, как почтовый сервис начнет блокировать все сообщения и возвращать ошибки.

Подробнее в статьях:

• Настройка FBL на Mail.ru
• Как настроить Postmaster Tool

5. Регулярно проводите актуализацию базы и отписывайте незаинтересованную аудиторию. Рекомендуется делать это каждые полгода или чаще.

Если вы давно собираете базу пользователей, но при этом никогда не занимались её актуализацией, рекомендуем составить один из следующих сегментов, чтобы найти пользователей, которые не читали ваши письма или не проявляли активность около года.

Пользователей из полученного сегмента следует отписать от всех категорий маркетинговых рассылок или добавить в группу, а затем исключать её из email-рассылок.

Чтобы автоматизировать отписку незаинтересованной аудитории:

• создайте процесс по пользователям,
• выберите периодическую проверку,
• в качестве входного условия укажите вышерассмотренный сегмент или ваш собственный,
• в схеме процесса добавьте операцию «Удалить из категории рассылок».

Если вам кажется, что в полученном сегменте еще могли остаться заинтересованные пользователи, то запустите по нему реактивационную рассылку.

В реактивационном письме обязательно должна быть кнопка отписки. Рекомендуем сделать её броской, чтобы пользователь легко понял, как ему отписаться от рассылки, а не пожаловался на письмо.

Для добавления такой кнопки используйте переменную {unsubscribe_link} или прямую ссылку на профиль https://ваш-домен/user/my/profile, где пользователь сам сможет выбрать, от каких категорий ему отписаться.

Ссылка должна быть авторизующей.

Блэклисты (чёрные списки) — это специальные базы данных, содержащие сведения об IP-адресах и доменах, замеченных в отправке спам-рассылок.

Если ваш домен/IP-адрес попал в такой лист, значит, в работе с базой и ведении рассылок есть серьезные нарушения, которые необходимо срочно исправить.

О том, что делать в такой ситуации, рассказали в статье → «Блэклисты для доменов и IP-адресов»