Доска задач для эффективной работы отдела продаж онлайн-школы

Доска задач (канбан-доска) — это эффективный инструмент обработки задач по процессам для менеджеров и руководителей отдела продаж.

Чтобы увидеть доску задач, перейдите в раздел «CRM — Доска задач».

• Легко брать новые задачи, перетащив из общего списка в конкретный день личного календаря.
• Задачи на доске отображаются наглядно в виде карточек: видно, какие задачи нужно выполнить сегодня, завтра или позднее, а по каким срок истек и на них стоит обратить особое внимание.
• Возможность видеть свою загрузку и самостоятельно назначать дату и время выполнения задачи, чтобы планировать рабочее время эффективно.
• Для удобства в задачах используется системное время с устройства, т.е. каждый сотрудник видит время задачи по своему часовому поясу.

• Счетчики числа задач помогают оценить загруженность отдела или конкретных менеджеров.
• Широкий функционал фильтров позволяет сортировать задачи по разным условиям. Например, по:
  — дате;
  — времени создания, планируемого или фактического завершения;
  — статусу: новая, в работе, завершена;
  — процессу, в рамках которого созданы задачи;
  — менеджеру, который с ними работает;
  — другим дополнительным фильтрам.
• Примененный набор фильтров можно сохранить в шаблон, чтобы отслеживать информацию о конкретных менеджерах или группах менеджеров.
• Возможность скрывать блоки процесса, чтобы не перегружать доску задачами, которые не требуют действий со стороны менеджера.

Работать в разделе могут:

• владелец аккаунта,
• администраторы,
• менеджеры.

Роли пользователей, которые доступны при работе на доске задач, а также их права подробно описаны в статье → «Права и роли сотрудников при работе на доске задач».

На доске автоматически отображаются задачи из процессов, в которых есть хотя бы один блок, который менеджер должен обработать вручную.

Если нужно скрыть такие задачи с доски, перейдите в настройки процесса и в графе «Отображение на доске задач» выберите вариант «Не показывать задачи».

Чтобы поставить задачу вручную, нажмите на кнопку со знаком «+» в верхнем левом углу страницы.

Поставить ручную задачу можно:

1. По процессу. Для этого при создании задачи необходимо выбрать из списка нужный процесс.
2. Без процесса. При этом необходимо будет прописать вручную название задачи и указать связанные с ней действия в описании.

Более подробно процесс создания ручных задач описан в статье → «Как поставить задачу по заказу или пользователю».

1. Колонка «Ничьи» — здесь расположены задачи, которые еще не взяты в работу.

   
   

   Задача — это объект, в котором описана полная последовательность действий в рамках одного процесса.

   
   

   Чтобы сотрудники и администраторы видели эту колонку с задачами, они должны быть назначены исполнителями или супервайзерами процесса.

2. Рабочий календарь — здесь находятся подзадачи в работе у менеджеров.
   Подзадача — это действие (блок процесса), в котором необходимо участие менеджера.
3. Блок для фильтрации задач.
4. Блок с кнопками для быстрого доступа к основным разделам: заказы, задачи, пользователи.
5. Ваш профиль и настройки внешнего вида карточек.

Если перенести задачу из «ничьих» в колонки календаря (т.е. взять задачу в работу), то она может быть разделена на несколько подзадач. Например, если в процессе используется прокси-скрипт.

Карточка задачи по умолчанию содержит:

1. Статус задачи.
2. Название процесса, по которому создана задача.
3. Информацию о заказе (если процесс по заказам).
4. Информацию о предложении заказа (если процесс по заказам).
5. Информацию о клиенте, на которого создана задача.
6. Время, в которое создана задача.

Карточка подзадачи содержит:

1. Статус подзадачи.
2. Название подзадачи (блока процесса).
3. Название процесса, по которому создана задача.
4. Информацию о заказе (если процесс по заказам).
5. Информацию о предложении заказа (если процесс по заказам).
6. Информацию о клиенте, на которого создана задача.
7. Время, в которое задача перемещена в календарь.
8. Информацию о менеджере, который работает с задачей.

Рекомендуется давать информативные названия блоков процесса, чтобы было понятно, какое действие ожидается от менеджера.

По умолчанию на доске показываются только подзадачи из блоков:

• «Сделать звонок»,
• «Вопрос менеджеру»,
• «Задержка».

Чтобы вывести на доску другие блоки в виде подзадач, включите опцию «Менеджер должен подтвердить запуск» внутри блока в процессе.

Чтобы скрыть подзадачу, установите флажок в чекбоксе «Не показывать на доске задач».

Таким образом можно скрыть с доски и из карточки задачи, которые не требуют действий от менеджера (например, ожидание условия или задержка).

В этом разделе:

• Как менеджеру планировать работу с помощью календаря задач
• Как взять задачу в работу
• Как отказаться от задачи
• Как отложить задачу
• Как удалить или завершить задачу
• Как изменить менеджера задачи

В колонке «Просроченные» менеджер видит, в каких задачах истек срок выполнения, то есть на них следует обратить внимание в первую очередь (1).

В остальных колонках (2) менеджер видит свою загрузку и может эффективно распределять новые задачи или переносить старые.

Частая ошибка при планировании в старом разделе «Входящие»: менеджеры не видели свою загрузку на следующие дни и ставили задач больше, чем могли успеть выполнить.

Есть 3 способа:

1. Перетащить задачу из колонки «Ничьи» в любой день календаря. После этого в задаче автоматически проставится менеджер, который перетащил задачу.

2. Перейти в карточку задачи и нажать на кнопку «Взять себе».

3. Выполнить действие, которое требуется от менеджера. Например, ответить в блоке «Вопрос менеджеру» или отложить подзадачу до определенного момента.

Чтобы отказаться от задачи, нужно зажать карточку подзадачи и перенести её в колонку «Отказаться», которая появится внизу доски.

После этого задача снова появится в колонке «Ничьи» и её сможет взять другой менеджер.

Есть 3 способа:

1. На доске задач нажать на время в карточке подзадачи. Затем выбрать шаблонное значение (1) или задать дату и время с помощью календаря и планировщика дня (2-3).

   
   

   При этом в планировщике будут отображаться другие подзадачи, запланированные на данное время (3). Это позволит равномерно распределить нагрузку в течение рабочего дня.

2. Перейти в карточку задачи и задать дату по кнопке «Отложить».

3. Перетащить подзадачу в одну из колонок календаря. При этом, если зажать подзадачу, внизу доски отобразятся дополнительные колонки с датами.

После перемещения подзадачи на доске для нее автоматически будет проставлено планируемое время выполнения. При этом если подзадачу переместить:

• в начало списка, то будет установлено время на 30 минут раньше от предыдущей (1);
• в конец списка, то будет установлено время на 30 минут позже от предыдущей (2);
• в середину списка — будет установлено среднее значение между временем выше- и нижестоящих задач (3).

По истечении срока выполнения задачи она будет автоматически перемещена в колонку «Просроченные».

Принудительно переместить подзадачи в данную колонку нельзя.

Зажмите подзадачу и переместите её в колонку «Удалить» или «Завершить» внизу доски.

Для этого перейдите в карточку задачи и измените значение в поле «Менеджер».

В этом разделе:

• Как фильтровать задачи на доске
• Как сохранить шаблон фильтра
• Как отслеживать количество задач

Чтобы отфильтровать задачи или подзадачи на доске, нажмите на иконку фильтра в левом верхнем углу доски:

В открывшемся окне:

1. Выберите, какие задачи нужно отфильтровать: «Ничьи» или «Календарь».
2. Установите правила фильтрации по статусу задач, процессам или менеджерам.

3. Добавьте дополнительные фильтры:
   • Группы пользователей,
   • Теги заказов,
   • Предложения,
   • Статусы заказа,
   • Теги процессов,
   • Теги задач,
   • Доп. поля заказа,
   • Доп. поля пользователя.

4. Нажмите «Применить».

Сортировка (1) и фильтрация (2) задач из колонки «Ничьи» доступны по нажатию иконки в левом верхнем углу этой колонки.

Выбранные фильтры будут взаимосвязаны с основным фильтром. Например, если вы выбрали конкретный процесс, то аналогичная настройка установится в основном фильтре для задач.

После выбора фильтров:

1. Нажмите «Сохранить».
2. Укажите название для шаблона.

Шаблон станет доступен для использования в списке слева.

Если созданный шаблон потребуется переименовать, удалить или изменить, нажмите на значок карандаша возле названия.

Перейти к созданному шаблону можно также в верхнем меню по кнопкам:

1. «Все задачи» — для шаблонов из колонки «Ничьи».
2. «Мои задачи» — для шаблонов из колонок календаря.

Поделиться шаблоном фильтра могут:

• владелец аккаунта,
• администратор с правом «Является руководителем отдела продаж».

Для этого:

1. Сохраните фильтр, как было показано ранее.
2. Наведите курсор на сохраненный фильтр.
3. Поставьте галочку.

Фильтр появится у всех сотрудников, которые работают с доской задач.

Для анализа данных в каждой колонке предусмотрен счетчик, который показывает количество задач в ней:

Также при фильтрации задач доступны:

1. Общий счетчик — показывает, сколько всего задач на доске.
2. Счетчик отдельных фильтров — показывает, сколько задач попадает под установленные фильтры от общего числа задач на доске.
3. Счетчик всех фильтров — показывает, сколько задач попадает под все установленные фильтры одновременно.

Дополнительные статьи о канбан-досках:

• «Массовые действия на доске задач»
• «Настройки внешнего вида карточек на канбан-досках»
• «Доска заказов: как организовать работу с заказами»
• «Автоматизация и триггеры на доске заказов»