Массовые действия на доске задач

Таблица задач — инструмент руководителей отдела продаж и менеджеров для выполнения массовых операций на доске задач. 

В таблице вы сможете массово:

• сменить менеджеров в задачах;
• равномерно распределить свободные задачи между исполнителями;
• изменить время выполнения задач;
• завершить или удалить задачи.

В статье:

• Как выдать сотрудникам доступ к массовым действиям с задачами
• Как фильтровать задачи в таблице
• Как сменить менеджера задач
• Как изменить время выполнения задач
• Как завершить задачи
• Как удалить задачи

По умолчанию право массово выполнять действия с задачами в таблице имеют владелец аккаунта и ответственный администратор.

Они могут выдать доступ к массовым операциям в таблице задач следующим категориям сотрудников:

• РОПам — администраторам, которым выдано право «Является руководителем отдела продаж»;
• менеджерам.

Для этого:

1. В таблице задач нажмите иконку в правом верхнем углу экрана.
2. Выберите пункт меню «Настройки таблицы».

3. Включите соответствующую опцию доступа к массовым операциям с задачами: для РОПов или менеджеров. Нажмите «Сохранить».

После выдачи прав сотрудники смогут выделять нужные задачи и выполнять по ним массовые действия.

Важно! Единовременно в аккаунте может выполняться только одна операция.

Прогресс выполнения отображается для всех сотрудников на специальной панели в правом нижнем углу. Следующую операцию возможно запустить только после завершения текущей.

Как и на доске задач, в таблице можно:

• устанавливать фильтры, в том числе по задачам без менеджера («Ничьи»);

• на основе выставленных фильтров создавать собственне шаблоны, доступные только в таблице задач.

Фильтры, установленные через иконку фильтра в верхнем левом углу экрана, взаимосвязаны с фильтрами в колонках задач.

То есть если вы, к примеру, выбираете конкретного менеджера в колонке «Менеджер», аналогичный фильтр будет автоматически установлен в окне фильтров. И наоборот, при фильтрации задач в окне фильтров соответствующие фильтры будут установлены в колонках.

Операция «Сменить менеджера» используется, если нужно:

• передать задачи одних менеджеров другим;
• распределить задачи без менеджеров («Ничьи») между сотрудниками;
• снять менеджеров задач — перевести задачи в «Ничьи».

Рассмотрим на примере, когда нужно сменить конкретного менеджера в задачах. Для этого:

1. В колонке «Менеджер» отфильтруйте все задачи текущего менеджера.

2. Отметьте в таблице все задачи выбранного менеджера.

3. В панели операций вверху таблицы нажмите «сменить менеджера».

4. Если все выделенные задачи нужно:

• передать одному менеджеру, то во всплывающем окне выберите «Список менеджеров» и сохраните изменения;

• равномерно распределить между несколькими менеджерами, то во всплывающем окне выберите «Список менеджеров» или «Группу менеджеров» и сохраните изменения;

• снять с менеджера, то выберите во всплывающем окне параметр «Снять менеджеров».

Для массового изменения даты выполнения:

1. Отметьте задачи и нажмите «изм. дату выполнения».

2. Настройте параметры:

• «Дата» — выберите новую дату, на которую перенесутся задачи;
• «Начало» и «Конец» — укажите интервал времени для распределения задач;
• «Шаг» — настройте шаг, с которым будут распределяться задачи в заданном интервале времени.

Важно! Даты задачи при внесении в них изменений защищены от назначения прошедшего времени. То есть если в поле «Дата» выбран текущий день, а в поле «Начало» указано уже прошедшее время, то интервал распределения начнется с текущего времени.

Если задач больше, чем помещается в выбранный интервал времени с указанным шагом, то задачи, которые не поместились, будут перенесены на следующий день с тем же интервалом времени и шагом.

3. Нажмите кнопку «Сохранить».

Обратите внимание: в задачах, где менеджер не назначен, изменить дату выполнения нельзя.

Если изменение в них также необходимо, то сперва назначьте менеджеров, а затем измените дату выполнения. Для массового назначения менеджеров в задачах можно использовать действие «Сменить менеджера».

1. Отметьте в таблице задачи, которые необходимо массово завершить.
2. Нажмите «завершить» и подтвердите действие.

1. Выберите в таблице задачи для удаления.
2. Нажмите «удалить» и подтвердите действие.

Обратите внимание: Все данные у выбранных задач будут удалены. Восстановить удаленные данные будет невозможно.

Вам также могут быть интересны другие статьи:

• Как поставить задачу по заказу или пользователю
• Как назначить исполнителя задачи в процессе