Доска заказов: как организовать работу отдела продаж

Доска заказов (канбан заказов) — полезный инструмент для отдела продаж, который позволяет визуализировать процесс работы с заказами, оценить загруженность менеджеров и эффективность организации процесса.

В этой статье расскажем о преимуществах и возможностях доски заказов на GetCourse. Как автоматизировать работу с заказами на доске, читайте в следующей статье → «Автоматизация и триггеры на доске заказов».

Работать с заказами на доске могут:

Чтобы создать первую доску, перейдите в раздел «Продажи» — «Доска заказов» и нажмите «Добавить доску».

Первая созданная доска будет основной в аккаунте (доской по умолчанию). Это значит, что все новые заказы из форм, виджетов, процессов и т.д. будут автоматически попадать на эту доску в первый этап.

Для продолжения работы нажмите «Далее».

После создания доски все имеющиеся в аккаунте заказы, кроме завершенных, будут распределены по колонкам, которые соответствуют их статусам.

Пример: в заказе указан статус «В работе».

После добавления на доску он попадет в этап «В работе».

Во время работы менеджеры могут перетаскивать заказы между этапами, что позволяет руководителю отдела проанализировать работу сотрудников и наглядно увидеть, сколько заказов находится на том или ином этапе воронки.

1. Тип (заказ или заявка, если без стоимости).
2. Предложение, по которому оформлен заказ.
3. Клиент, которому принадлежит заказ.
4. Счетчик задач по заказу.
5. Стоимость заказа.
6. Дата создания заказа.
7. Менеджер заказа.
8. Возможность поставить задачу по заказу.

Чтобы самостоятельно регулировать объем данных, которые будут отображаться на карточке, настройте её внешний вид. Как это сделать, читайте в статье → «Настройки внешнего вида карточек на канбан-досках Getcourse».

Чтобы разделить обработку заказов по тарифам, срочности или другому критерию, создайте для них отдельные доски. Для каждой доски можно настраивать свои этапы работы с заказами, чтобы провести клиента по определенной воронке продаж.

Например, можно сделать отдельную доску для заказов с Тильда или доску для VIP-тарифов, а затем настроить уникальные этапы обработки, по которым менеджеры будут вести клиента.

Чтобы создать новую доску, кликните на название текущей и нажмите «Добавить доску».

Введите название доски и нажмите на галочку.

Если созданную доску в дальнейшем понадобится переименовать или удалить, то нажмите на карандаш возле названия доски.

Чтобы настроить собственные этапы работы или изменить текущие, на нужной доске нажмите и перейдите в «Настройки доски».

В настройках этапов можно:

С помощью сегментов в разделе «Список заказов» вы можете массово перемещать необходимые заказы между досками или этапами. Подробнее в видео ниже ↓.

Для массового перемещения заказов:

На открывшейся странице выберите доску и этап, в который будет перемещен сегмент заказов. Нажмите «Запустить».

Аналогично можно массово перемещать заказы с одного этапа на другой или, например, в определенный этап отдельной доски. Для этого используйте условие по заказам «Доска продаж».

Изначально все новые заказы попадают в первый этап доски по умолчанию. Если вы хотите настроить несколько досок и использовать их для разных задач или воронок:

Доска по умолчанию — основная доска, на которую автоматически попадают все заказы, созданные через формы, виджеты, процессы и т.д., если в них не были указаны собственные настройки распределения заказов.

Изначально доской по умолчанию является первая созданная доска в аккаунте. При необходимости вы можете её заменить, чтобы основной поток заказов попадал на другую доску.

2. Выберите доску из списка и сохраните настройки.

Чтобы заказы с определенной формы, виджета или продающего блока вебинара попадали на отдельную доску:

Если некоторые заказы создаются через процесс, то укажите доску и этап в операции «Создать заказ».

В процессах по заказам также можно использовать операцию «Изменить доску продаж», чтобы автоматически перемещать заказы между этапами или досками после выполнения заданных условий процесса.

Чтобы заказы, передаваемые по API, попадали на определенную доску и этап, при отправке запроса укажите параметры:

"funnel_id":"XXX" — где XXX это ID доски.

"funnel_stage_id":"XXXX" — где XXXX это ID этапа.

ID доски и этапов отображаются в настройках доски.

Во время работы перемещайте заказы по этапам на доске, чтобы фиксировать процесс обработки. Так вы и другие сотрудники будете наглядно видеть, с какими заказами сейчас идет работа, на каком этапе, а также кто занимается обработкой.

Финальные этапы обработки — «Завершен» и «Отменен». Если переместить заказ в один из этих этапов, то его статус автоматически изменится на соответствующий.

Весь процесс работы с определенным заказом фиксируется в его истории, которую можно проанализировать.

Чтобы видеть в рабочей области только необходимые в данный момент этапы, сворачивайте ненужные.

Чтобы отсортировать весь список заказов, нажмите на и выберите один из фильтров:

Если по заказу нужно поставить напоминание или задачу, нажмите на карточке «Запланировать».

Укажите процесс или вручную пропишите название задачи и необходимые действия.

Подробнее о том, как ставить ручные задачи, читайте в статье → «Как поставить задачу по заказу или пользователю».

Чтобы создать новый заказ и сразу поместить его на нужную доску, нажмите на «+».

1. Выберите доску и этап, в который будет перемещен заказ.
2. Укажите предложение для заказа.
3. Пропишите email или имя пользователя, на которого оформляется заказ.
4. Укажите менеджера заказа. По умолчанию выбран тот, кто создает заказ на доске.
5. Нажмите «Создать».

Подробнее о ручных заказах читайте в статье → «Как создать ручной заказ».

Чтобы найти все заказы с определенными критериями, используйте настройки фильтров в верхней части доски.

При необходимости вы можете сохранить набор фильтров, чтобы в дальнейшем быстро применить его из списка слева.

Для этого:

3. Введите название фильтра и нажмите на галочку. Фильтр отобразится для вас в списке слева, другие сотрудники его не видят.

Если в дальнейшем сохраненный фильтр потребуется удалить, переименовать или изменить, нажмите на иконку карандаша возле названия фильтра.

• Автоматизация и триггеры на доске заказов
• Доска задач для эффективной работы отдела продаж онлайн-школы