Как импортировать пользователей из файла в аккаунт на GetCourse

Если у вас есть база пользователей, которую нужно загрузить в аккаунт на GetCourse, или вам требуется массово добавить информацию в профили текущих пользователей, импортируйте данные из csv-файла.

Перед тем как импортировать пользователей в аккаунт, вам потребуется подготовить файл с их данными.

Требования к файлу:

• формат — .csv;
• кодировка — UTF-8 или UTF-8 со спецификацией;
• разделители — точки с запятой «;».

Подробнее в статье «Как работать с файлами .CSV».

В созданном файле добавьте данные пользователей в отдельные столбцы таблицы. Обязательной информацией является только Email. Если у пользователя нет электронной почты, то должен быть указан номер телефона. Тогда на его основе будет создан технический электронный адрес.

Помимо эл. почт и телефонов можно указать следующую информацию, которая будет добавлена в созданные профили пользователей:

• имя,
• фамилия,
• страна,
• город,
• группа,
• ID ВК-пользователя,
• ID ВК-сообщества,
• дата регистрации (в формате дд.мм.гггг),
• день рождения (в формате дд.мм.гггг),
• значения дополнительных полей пользователя.

Выполнить импорт пользователей могут:

• владелец аккаунта;
• сотрудник или администратор с правом «Может управлять разделом Пользователи»;
• сотрудник или администратор с набором прав:
  • «Может просматривать список пользователей»,
  • «Может добавлять пользователей».

Для этого:

1. Перейдите в раздел «Ученики» — «Пользователи» и нажмите на кнопку «Добавить пользователя».
2. Выберите вариант «Импортировать из csv».

3. Оставьте способ добавления «Импортировать из файла csv» и прикрепите подготовленный CSV-файл.

При необходимости укажите дополнительные настройки:

• Добавление в группы. Если вам требуется сгруппировать импортируемых пользователей для дальнейшей работы, укажите группу, в которую они попадут после импорта. В дальнейшем таких пользователей можно быстро найти по условию «В группе».

• Настройка уведомлений. Если вы импортируете новых пользователей, которые еще не давали согласие на получение рассылок, рекомендуется отписать их от получения писем, чтобы снизить риск попадания в спам. Для этого используйте опцию «Отписать от всех рассылок (кроме Уведомлений)» — пользователю будет установлен статус подписки «Только уведомления (без рассылок)», он будет получать только системные уведомления.

  
  

  После импорта пользователи смогут подписаться на рассылки в своем профиле.

• Настройка стартового письма. Если вы импортируете новых пользователей, можно включить отправку стартового письма, чтобы после добавления пользователям пришло письмо DOI с данными для входа.

4. После включения необходимых опций нажмите «Проверить данные пользователей».

Отобразятся первые 10 строк из вашей таблицы. Система попытается автоматически определить содержимое каждой колонки и предложить для неё подходящее поле.

Чтобы вся информация корректно загрузилась в соответствующие поля в профилях пользователей:

• Проверьте, верно ли система определила, какая информация находится в ваших колонках.

• Если системе не удалось определить, какое поле подходит для информации в колонке, или поле определено неверно, выберите вручную подходящий вариант из выпадающего списка сверху.

При необходимости после проверки включите дополнительные опции, чтобы корректно выполнить загрузку данных:

1. «Перезаписать данные пользователя при совпадении эл. адресов».

   
   

   Важно: данную опцию рекомендуется включать всегда!

   
   

   При импорте новых пользователей опция позволяет корректно загрузить весь объем информации о пользователях.

   
   

   Для существующих пользователей опция позволяет обновить данные в их профиле. При импорте система проверяет в базе наличие пользователя с таким же эл. адресом (или номером телефона), как в импортируемом файле.

   
   

   Если такой пользователь есть, то в его профиле обновится только та информация, которая есть в импортируемом файле. Если в профиле указаны ФИО пользователя, а в файле есть колонки только с почтой и номером телефона, то после импорта с перезаписью в профиле появится номер телефона, а ФИО останется неизменным.

2. «Не добавлять пользователей без email».

   
   

   По умолчанию, если у импортируемого пользователя не указан email в файле, то вместо эл. адреса будет использован его телефон, который станет техническим адресом, например, 79999999999@phone.

   
   

   Если пользователей без электронного адреса не нужно добавлять в аккаунт, включите опцию «Не добавлять пользователей без email».

После проверки всей информации нажмите «Импортировать». Результаты загрузки будут показаны ниже.

Если при импорте пользователи не добавляются в аккаунт или добавляются некорректно, проверьте следующую информацию:

• Кодировка CSV-файла на импорт — UTF-8 или UTF-8 со спецификацией, разделители в файле — точки с запятой «;». Рекомендуется в любом случае проверить эти данные, т. к. они могли измениться при работе с файлом.
• Размер файла не более 20 мб. Если ваш файл не соответствует указанным размерам, то разделите его на несколько файлов и импортируйте их по отдельности.
• Проверьте корректность данных в колонке с email. В эл. адресах не должно быть лишних пробелов и букв на кириллице.
• Если при импорте отображается сообщение «Количество добавляемых пользователей превышает допустимый лимит для вашего аккаунта», то ознакомьтесь с информацией на странице.

• Если при импорте отображается уведомление «Следующие строки не могут быть импортированы», это значит, что в строке файла превышен лимит в 1024 символа.

Чтобы импортировать данные в такой ситуации:

1. Разбейте слишком длинную строку в файле на несколько строк с одним email.
2. Распределите остальную информацию между этими строками, чтобы каждая не превышала 1024 символа.
3. Во время импорта включите опцию «Перезаписать данные пользователя при совпадении эл. адресов».

   
   

   В результате вся информация корректно добавится в карточку пользователя.

Если после проверки все ещё не удается импортировать пользователей в аккаунт, напишите нам в техподдержку и приложите к обращению файл, который вы импортируете.