Автоматическое распределение заказов между менеджерами

В процессе по объекту Заказы есть возможность назначить менеджера заказа. Для этого используется специальная операция «Назначить менеджера в заказе».

Может быть назначен любой сотрудник аккаунта, являющийся Менеджером.

Данная операция позволяет выполнить несколько действий:

1. Сбросить менеджера в заказе.

2. Назначить определенного менеджера.

3. Назначить случайного менеджера.

Действие «Сбросить менеджера в заказе» позволяет убрать текущего менеджера, который назначен в заказе.

Действие «Назначить определенного менеджера» позволяет выбрать в выпадающем списке конкретного сотрудника из числа менеджеров и назначить его в заказе.

Действие «Назначить случайного менеджера» позволяет назначить случайного пользователя из числа сотрудников аккаунта одним из доступных способов:

• «Случайный среди всех сотрудников-менеджеров» — будет выбран один из общего списка менеджеров аккаунта.
• «Случайный менеджер из списка» — будет выбран один менеджер из тех, кто указан в списке.
• «Случайный менеждер из отдела» — будет выбран менеджер из числа тех, кто является исполнителем в указанных отделах поддержки.
• «Случайный менеждер из группы» — будет выбран менеджер из числа тех, кто состоит в указанных группах.

Опция «Поддерживать равное количество актуальных заказов среди менеджеров» позволяет распределять заказы по выбранным сотрудникам с учётом уже имеющихся у них заказов.

Опция «Распределить только между теми, кто онлайн» позволяет учесть отсутствие сотрудника за рабочим местом (онлайн) на момент выполнения операции и не назначать этого сотрудника в заказе в качестве менеджера.

Эта опция полезна в случае, когда заказы требуют оперативной обработки сотрудниками, но часть из них отсутствует по различным причинам, например, отпуск, больничный и так далее.

Обратите внимание: если в момент распределения все сотрудники оффлайн, то распределение будет происходить между всеми, кто попадает под условия назначения менеджера в заказе. То есть распределение будет происходить так же, как если бы данная опция была отключена.

Функционал сброса/назначения менеджера в заказах (в том числе равномерное распределение заказов между менеджерами и теми, кто онлайн) доступен не только в процессах, но и в разделе Заказы для выборки конкретных заказов с помощью действия «Назначить менеджера в заказе».

Для процессов и для действия, которое выполняется вручную, применяется общий порядок равномерного распределения заказов.

Обратите внимание на порядок равного распределения заказов:

• Перед каждым новым назначением учитывается текущее количество только актуальных заказов, в которых назначен конкретный менеджер. В их число не входят заказы со статусом «Завершён», «Отменён», а также не учитываются заказы с нулевой стоимостью.
  То есть, перед выполнением очередного действия происходит пересчёт количества всех актуальных заказов у каждого из выбранных менеджеров.

• Для поддержания равного количества заказов, в первую очередь будет назначаться тот менеджер, у которого на текущий момент меньше всего заказов. Система будет назначать его в нескольких заказах подряд, пока количество актуальных заказов среди всех выбранных менеджеров не станет примерно одинаковым.

• Одновременно может выполняться несколько операций для распределения заказов. Например, несколько процессов и массовое действие по выборке в разделе Заказы.
  В каждой из этих операций учитывается текущее количество актуальных заказов у каждого менеджера.
  Таким образом, если в ходе одного из процессов было выполнено назначение менеджера в заказе, то во всех других процессах также будет учтено, что количество заказов у этого менеджера увеличилось.

Важно: если выполняется массовое распределение заказов по менеджерам (первичный запуск процесса по сегменту заказов или вручную в разделе Заказы), то рекомендуем предварительно сбросить в данной выборке менеджеров, чтобы перераспределение происходило по заказам без менеджера.
Иначе текущие назначенные менеджеры в заказах будут влиять на алгоритм, определяющий равномерность распределения.

Пример 1. Необходимо распределить 100 отдельных заказов между четырьмя менеджерами. Цель задачи — получить равное количество заказов у каждого менеджера.

Помимо этих 100, у менеджеров уже есть в работе другие актуальные заказы в разном количестве, например:
Менеджер 1 — 91 заказ.
Менеджер 2 — 49 заказов.
Менеджер 3 — 32 заказа.
Менеджер 4 — 15 заказов.

Распределение выполняется с включением опции «Поддерживать равное количество актуальных заказов среди менеджеров».
Чтобы распределение прошло корректно, рекомендуется для этих 100 заказов предварительно выполнить действие «Сбросить менеджера в заказе». Это необходимо в том случае, если ранее в этих заказах уже могли быть назначены менеджеры.

Далее выполняется назначение менеджеров. В первую очередь заказы будут назначаться тем менеджерам, у которых на данный момент меньше всего заказов.
Таким образом происходит не деление заказов на равные части — по 25 каждому, а автоматическое «выравнивание» текущего количества заказов среди всех выбранных менеджеров.
Функционал распределит заказы таким образом, чтобы с учётом уже имеющихся заказов у каждого в результате оказалось как можно более равное количество заказов.

Соответственно, из этих 100 заказов меньше всех получит Менеджер 2, больше всех — Менеджер 4. Менеджер 1 в данном случае не получит ни одного заказа.

Пример 2. Необходимо распределить 100 отдельных заказов между четырьмя менеджерами. Цель задачи — каждый из менеджеров должен получить в работу одинаковое количество заказов из этих 100. — Количество других актуальные заказов у каждого менеджера учитывать не требуется.

Распределение необходимо выполнять без включения опции «Поддерживать равное количество актуальных заказов среди менеджеров».

В этом случае, при выполнении операции по каждому заказу происходит случайный выбор одного из указанных менеджеров. При каждом последующем назначении вероятность выбора для каждого менеджера одинаковая, так как нет никаких дополнительных условий/ограничений по текущему количеству заказов у каждого менеджера.

Таким образом, происходит распределение заказов на примерно равные части от общего количества — по 25 каждому менеджеру (возможна незначительная погрешность).