Статья была полезной?
👉 Функционал описан в новом дизайне. Статья со старым дизайном здесь 👈
В зависимости от ситуации вам может потребоваться удалить отдельных пользователей или почистить базу массово. Как это сделать и какие есть нюансы, расскажем в статье.
Как удалить одного пользователя
На платформе GetCourse предусмотрены два способа удаления пользователей. Каждый из них решает разные задачи: от внутренней чистки базы до выполнения требований 152-ФЗ о персональных данных.
Удаление карточки пользователя
При таком способе удаления пользователь исчезает из вашей базы, но все его связи с другими объектами системы сохраняются: заказы, покупки, ответы в уроках и прогресс обучения остаются на месте. Фактически данные пользователя не удаляются безвозвратно — если он позже зарегистрируется снова с той же почтой, его карточка и все связи между объектами автоматически восстановятся.
Используйте этот метод удаления для внутренней оптимизации базы, например, чтобы убрать неактивные профили или дубликаты профилей.
Удалить пользователя данным способом могут:
- владелец аккаунта,
- сотрудник или администратор с правом «Является менеджером»,
- администратор с правом «Может управлять разделом Пользователи».
Для этого:
- Перейдите в карточку пользователя.
- Нажмите на кнопку «Действия» и выберите пункт «Удалить пользователя».
Обратите внимание
Если вы хотите запретить пользователю возможность регистрации с той же почтой, забаньте его вместо удаления.
Если вы удалите из аккаунта пользователя с типом «Сотрудник», то он будет снят:
- со всех клиентов, для которых является персональным менеджером;
- со всех заказов, где являлся менеджером заказа, за исключением тех, которые имеют статус «Завершен»;
- со всех задач, где был назначен исполнителем, за исключением завершенных;
- со всех обращений, где был назначен менеджером.
Удаление пользователя вместе с его персональными данными
Этот способ предназначен для случаев, когда необходимо безвозвратно удалить карточку ученика и его персональные данные в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных».
Важно
Данный инструмент удаляет данные только на GetCourse. Если вы храните информацию об учениках в сторонних системах (Google Таблицы, внешние анкеты или CRM), удалите её там самостоятельно. Для полного соблюдения закона данные должны быть уничтожены во всех источниках.
Что такое персональные данные и что к ним относится
Согласно ст. 3 152-ФЗ, персональные данные (ПДн) — это любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определённому физическому лицу, например:
- ФИО, дата рождения;
- адрес электронной почты, номер телефона;
- паспортные данные, ИНН, СНИЛС;
- реквизиты банковских карт;
- любая другая информация, позволяющая идентифицировать человека.
Вы, как оператор ПДн, обязаны прекратить обработку и уничтожить данные в установленные законом сроки, если ученик отозвал согласие на их обработку или направил запрос на удаление.
Как удалить ученика вместе с его персональными данными
Удалить ученика вместе с ПДн могут:
- владелец аккаунта;
- администратор с набором прав:
- администратор с правом «Является менеджером» или «Может управлять разделом «Пользователи».
Для этого:
- Перейдите в карточку пользователя.
- Нажмите на кнопку «Действия» и выберите пункт «Удалить личные данные пользователя».
Бывает, что ученик пишет запрос на удаление ПДн не вам напрямую, а в техническую поддержку GetCourse. В этом случае в вашем аккаунте появится специальный баннер-уведомление.
Что делать в таком случае:
- Нажмите на пользователя в баннере — откроется его карточка.
- Удалите данные о пользователе в сторонних источниках, если такие имеются.
- Выполните действие «Удалить личные данные пользователя» на GetCourse.
- Вернитесь к баннеру и нажмите «Подтверждаю».
Важно
Нажимая кнопку на баннере, вы подтверждаете, что персональные данные пользователя удалены полностью, согласно 152-ФЗ.
Баннер с уведомлением
Обратите внимание
Пока баннер активен, обычная опция «Удалить пользователя» в карточке такого пользователя будет скрыта. Доступно только специальное действие — «Удалить личные данные пользователя».
Доступно только специальное действие — «Удалить личные данные пользователя»
Что происходит при удалении пользователя вместе с ПДн
- Персональные данные (email, ФИО, телефон, реквизиты) стираются или заменяются на анонимные идентификаторы;
- Связи с заказами, платежами и учебной активностью разрываются: объекты остаются в системе для отчётности, но более не привязаны к конкретному человеку;
- Старые данные не восстанавливаются: если пользователь зарегистрируется снова с тем же email, для него создаётся новый «чистый» профиль.
Как массово удалить пользователей
Массово удалить пользователей могут:
- владелец аккаунта;
- администратор со следующим набором прав:
- либо администратор с другим набором прав:
Для этого:
- Составьте сегмент пользователей на удаление. Чтобы не удалить потенциальных покупателей, воспользуйтесь рекомендациями из статьи «Как выявить неактивных пользователей».
- Нажмите на кнопку «Действия» и выберите пункт «Безопасное удаление пользователей».
- На открывшейся странице вы можете проверить сегмент перед удалением.
По умолчанию из сегмента исключаются важные категории пользователей, удаление которых может привести к негативным последствиям, например, будут потеряны связи между пользователем и заказом/покупкой. К важным категориям относятся следующие пользователи:
- сотрудники и администраторы аккаунта;
Администраторы и сотрудники исключены из сегмента
Сотрудники и администраторы в сегменте
- клиенты с активной покупкой;
Клиенты с активной покупкой исключены из сегмента
Клиенты с активной покупкой в сегменте
- клиенты с неначавшейся покупкой;
Клиенты с неначавшейся покупкой исключены из сегмента
Клиенты с неначавшейся покупкой в сегменте
- клиенты с замороженной покупкой;
Клиенты с замороженной покупкой исключены из сегмента
Клиенты с замороженной покупкой в сегменте
- партнеры аккаунта.
Партнеры исключены из сегмента
Партнеры в сегменте
Если вы уверены, что пользователей из данных категорий все равно нужно удалить, то поставьте галочки в колонке «Удалить принудительно».
Обратите внимание
В целях безопасности сотрудников и администраторов аккаунта нельзя удалить с помощью сегмента. При необходимости вы можете вручную удалить каждого сотрудника с помощью действия «Удалить пользователя» в карточке.
- Ознакомьтесь с окончательным сегментом на удаление.
- Поставьте галочки для подтверждения и нажмите «Запустить удаление».
Готово! Выбранный сегмент пользователей будет удален в течение 24-х часов.
Обратите внимание
- В некоторых ситуациях после запуска удаления с вами может связаться сотрудник поддержки, чтобы уточнить информацию.
- В очереди на удаление может находиться только один сегмент. Пока процесс не завершится, отправить новый сегмент на удаление не получится. При необходимости вы можете отменить удаление текущего сегмента, чтобы запустить новое.
Как отменить удаление пользователей
Если удаление еще не перешло в статус «Завершено», вы можете его отменить.
Для этого:
- Перейдите в раздел «Ученики» — «Пользователи» — «Список удалений».
- Нажмите на запись об удалении со статусом «В очереди».
- Спуститесь в конец страницы и нажмите «Отменить удаление».
Как восстановить удаленных пользователей
При отправке сегмента на удаление формируется CSV-файл с данными пользователей. Вы можете скачать его как во время удаления, так и после. В дальнейшем с помощью этого файла можно восстановить удаленных пользователей в аккаунте.
Важно
При добавлении удаленных пользователей в аккаунт восстанавливается большая часть данных. Однако некоторая информация не подлежит восстановлению даже через техподдержку:
- переписки с пользователем в разделе «Общение с пользователем» и «Входящие»;
- задачи по процессам, которые поставлены по пользователю, его заказу или покупке, — при этом задачи могут быть запущены вновь, если восстановленный пользователь попадает под условия процесса.
Чтобы найти CSV-файл с удаленными пользователями:
- Перейдите в раздел «Ученики» — «Пользователи» — «Список удалений».
- Нажмите на ID удаления и скачайте файл с данными.
Список удалений
Как скачать CSV-файл с данными
Чтобы восстановить пользователей из скачанного CSV-файла:
- Перейдите в раздел «Ученики — Пользователи».
- Нажмите «Добавить пользователя» и выберите «Импортировать из CSV».
- Добавьте скачанный файл и загрузите пользователей в аккаунт.
База знаний
Ваша база пользователей — ключ к развитию онлайн-школы, и её удаление — серьёзная потеря. Узнайте, как монетизировать и эффективно использовать базу, на нашем бесплатном мини-курсе «GetBaza».
