Как работать с файлами в файловом хранилище на GetCourse

Файловое хранилище (ФХ) — место хранения любых файлов вашего аккаунта: изображений и видео, добавленных в тренинги, записей вебинаров, дипломов и т.д.

При необходимости вы всегда можете посмотреть, где используются те или иные файлы, а также быстро удалить их из аккаунта, если они уже неактуальны.

Любые файлы, которые вы, ваши сотрудники или ученики добавляете в уроках, на страницах или в других местах аккаунта, автоматически загружаются в файловое хранилище, где будут храниться, пока вы не захотите их оттуда удалить.

При необходимости файл можно загрузить в файловое хранилище напрямую, чтобы использовать в дальнейшем.

Доступ к файловому хранилищу имеют:

• владелец аккаунта,
• администраторы.

Для загрузки файла:

1. Перейдите в раздел «Профиль» — «Файловое хранилище» и нажмите «Загрузить файлы».

2. Выберите файл на своем устройстве. Размер файла не должен превышать 6 ГБ.

После загрузки файл отобразится с правой стороны.

Чтобы найти файл в файловом хранилище, используйте доступные фильтры по кнопке «Новая выборка».

Подробнее данный функционал рассмотрен в отдельной статье → «Как cформировать сегмент файлов в файловом хранилище».

Файлы всегда добавляются в аккаунт с типом доступа «По умолчанию». Это значит, что доступ будет зависеть от типа файла: документы доступны только авторизованным пользователям, все остальные типы файлов доступны всем.

Чтобы изменить тип доступа к файлу, нажмите на его ID и в открывшейся карточке укажите один из вариантов доступа.

Владелец аккаунта и администраторы могут скачивать файлы напрямую из файлового хранилища или из карточки самого файла.

Если вы хотите, чтобы ученики могли скачать файл, его нужно либо разместить в уроке/на странице, либо отправить им прямую ссылку на файл, например, в рассылке.

1 способ — Размещение файла в уроке или на странице.

Для этого в конструкторе добавьте блок «Файлы» из раздела «Другие».

В настройках блока загрузите файл со своего устройства.

Добавленный файл ученики смогут как просмотреть, так и скачать.

2 способ — Отправка ссылки на файл.

Для этого:

1. Перейдите в карточку файла, нажав на его ID.
2. Скопируйте ссылку на файл.

3. Вставьте ссылку в рассылку или отправьте ее напрямую ученику.

Подробнее в статье → «Как прикрепить к рассылке файл или видео».

Все загруженные файлы можно использовать в нескольких местах аккаунта. Занимаемое место от этого не увеличивается, т.к. фактически файл хранится в вашем файловом хранилище, откуда его можно добавлять куда угодно.

Количество мест, в которых используется тот или иной файл, можно увидеть в колонке «Использования».

Чтобы просмотреть, где именно и кем используется файл, нажмите на его ID и спуститесь к таблице «Использования файлов».

В таблице выводятся следующие данные:

1. ID места, в котором добавлен файл.
2. Тип места, в котором добавлен файл. При нажатии на определенный тип в списке можно перейти к месту, в котором добавлен файл.
3. Пользователь, который добавил файл в какое-либо место аккаунта. При нажатии на пользователя можно перейти в его карточку.
4. Тип пользователя, который добавил файл в какое-либо место аккаунта.
5. Тип создания использования в аккаунте:
   • Веб-страница — создано в интерфейсе платформы. Например, изображение, добавленное в блоке «Картинка» на лендинге или в уроке.
   • Фоновые процессы — создано фоновыми процессами аккаунта, которые происходят автоматически:
     • создание записи вебинара;
     • вложение в рассылку или во входящее письмо;
     • ответ на google-анкету;
     • данные из АТС;
     • выдача диплома;
     • технические данные.
   • Старые данные — создано путем индексации старых файлов, загруженных до 2023 года.

В зависимости от задачи вы можете удалить как индивидуально выбранные файлы, которые вы самостоятельно посмотрели и решили их удалить, так и сегмент файлов, которые, например, прикрепили ученики в старых ответах на задания.

Для этого:

1. Перейдите в карточку файла, нажав на его ID.
2. Нажмите «Удалить файл».
3. Подтвердите удаление.

Для этого:

1. Поставьте галочки возле файлов на удаление.
2. Нажмите «Удалить файлы».

С помощью сегмента можно удалить до 1000 файлов за раз. Если в выборку попадает большее количество, то будут удалены 1000 самых старых файлов.

После удаления файлов из файлового хранилища они автоматически перемещаются в корзину. Там они гарантированно хранятся в течение 30 дней, т.е. в течение этого периода вы гарантировано сможете их восстановить. После 30 дней файлы могут быть удалены в любой момент полностью, без возможности восстановления.

Удалить сегмент файлов могут:

• владелец аккаунта,
• ответственный администратор.

Для этого:

1. Составьте сегмент файлов на удаление. Ознакомиться с доступными фильтрами для формирования сегментов можно в статье → «Как сформировать сегмент файлов в файловом хранилище».
2. Нажмите «Выбрать».

3. Проставьте галочку сверху списка, если нужно выбрать все файлы на странице.

4. Нажмите «Выбрать на всех страницах», если вы хотите удалить абсолютно все файлы из сегмента.

5. Нажмите «Удалить файлы».

После удаления файлы перемещаются в корзину и хранятся там 30 дней. В течение этого времени вы можете восстановить любой файл. По истечении времени файлы удаляются окончательно и восстановить их нельзя.

Для восстановления файлов:

1. Перейдите на вкладку «Корзина».
2. Выделите нужные файлы галочкой.
3. Нажмите «Восстановить файлы».

Если вам нужны файлы, удаленные в определенный день, ориентируйтесь на колонку «Дата удаления».

В ней отображается дата, в которую файл будет удален окончательно. Соответственно, если вам нужны файлы, удаленные, например, 25 апреля, то в колонке нужно найти файлы с датой удаления 25 мая.

Если такой колонки нет в корзине, то:

1. Перейдите в настройки таблицы .
2. Перенесите колонку «Дата удаления» в список «Отображаемые колонки».
3. Нажмите «Применить».

Если вам недостаточно места в файловом хранилище, его всегда можно расширить. Подробнее об этом читайте в статье → «Как увеличить объём файлового хранилища на GetCourse».